Archieven en hun collecties

Om een collectie te kunnen vormen moet materiaal worden geacquireerd, geselecteerd en gewaardeerd. Elk van deze processen vereist een rationele afweging. De meeste archieven moeten immers werken vanuit een  beperkt budget. Gebruikers willen veel (alles!), en er zijn veel mogelijke aanwinsten om uit te kiezen.  Een vastgesteld collectiebeleid is dan een belangrijk houvast. Dit beleid wordt afgestemd op doel en functie van het archief: gaat het om een productiearchief, een bedrijfsarchief,  een wetenschappelijk  archief, een cultuurhistorisch archief of om een combinatie? Selectiecriteria en richtlijnen voor de waardering van materiaal operationaliseren dit beleid.

Het kunnen (laten) hergebruiken van beeld en geluid is bij collectievorming meestal een belangrijk oogmerk. Een archief moet daarom attent blijven op de rechtenstatus van materiaal. Kan het beeld of het geluid later (her)gebruikt worden of zijn er allerlei beperkende voorwaarden? Het is belangrijk dat er hierover tijdens het verwervingproces duidelijke informatie wordt vastgelegd. Is materiaal eenmaal geselecteerd om te worden opgenomen in het archief, dan  zijn er de verplichtingen die horen bij het duurzame behoud en beheer.

Het vormen van collecties van digitale materialen vraagt speciale aandacht. Het gaat hierbij zowel om ‘digital borns’ als om nieuwe collecties die ontstaan door het digitaliseren van analoge legacy materialen. Voor het acquireren, selecteren, waarderen en managen van digitale collecties zijn nieuwe technologische kennis en vaardigheden vereist.